Privacyverklaring

Bij het verlenen van onze diensten in de coach- en adviespraktijk verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeren we u hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
De persoonsgegevens worden verwerkt door:

Jellema Consultancy
Adviesbureau voor organisatieontwikkeling

Marieke Jellema
Meester van Hasseltlaan 27
7316 DJ Apeldoorn

E:
T: 055 - 57 66 773
KvK 2808 42 71

Verkrijgen van persoonsgegevens
Indien u gebruik maakt van onze diensten verstrekt u ons uw persoonsgegevens om u deze diensten te kunnen verlenen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via onze website, via e-mail, telefonisch of op andere wijze. Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van het coachtraject.

Persoonsgegevens
Jellema Consultancy verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:
" NAW-gegevens, contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
" Geboortedatum, geslacht
" Leerdoelen, verwachtingen, gespreksverslagen, persoonlijke aantekeningen van de coach, reflectieverslagen geschreven door de coachee
" Feedback en soms beoordeling van leidinggevende, in bijzijn van of door coachee verkregen
" Werkervaring en andere gegevens uit een Curriculum Vitae door de coachee verstrekt
" Competenties en interessegebieden
" Uitslagen van vragenlijsten, assessments of andere testen
" Context gerelateerde gegevens, zoals namen van partner, kinderen, leidinggevenden, collega's
" Inhoud van communicatie, mails en aantekeningen van telefoongesprekken

Doeleinden
Jellema Consultancy verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
" Het onderhouden van contact;
" Het bieden van een persoonlijk en doelgericht coach- of adviestraject;
" Beheer van het cliëntenbestand en het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning en facturering, innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen; 
" Nakoming van wettelijke verplichtingen;
" Kunnen verantwoorden van:
- de start en het einde van een coachtraject naar een opdrachtgever, indien de coaching via derden is gecontracteerd;
- de aanpak van een coachtraject en het verbeteren van de dienstverlening. Dit kan in geval van klachten en ten behoeve van behoud van Europese certificering (EIA) van de coach.
Coachen is een proces van vertrouwen. Het beschermen van persoonsgegevens en persoonlijke informatie horen daar vanzelfsprekend bij. De inhoud van coachgesprekken wordt niet met derden gedeeld. Gesprekken met leidinggevenden worden altijd in het bijzijn van de coachee gevoerd met het oog op het slagen van het traject. Over coachtrajecten wordt niet schriftelijk gerapporteerd en de coach geeft geen oordeel over het functioneren van een coachee. Individuele casuïstiek van coachees kan door de coach geanonimiseerd worden voorgelegd aan collega's in het kader van intervisie of supervisie. De coach is gecertificeerd en houdt zich aan de ethische gedragscode voor beroepscoaches.

Waarop is de verwerking gebaseerd
Uw persoonsgegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u met betrekking tot het coachtraject. Ook kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het fiscaal recht.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming (o.a. pasfoto's en medische gegevens), zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens zoals NAW en e-mailadres worden verstrekt aan derden. Voor de hiervoor genoemde doeleinden kan gebruik gemaakt worden van diensten van derden, zoals onze IT-leveranciers, boekhouder, fiscaal adviseur, Management Drives, eventuele testbureaus of andere derden die worden ingeschakeld bij het coachtraject. Deze derden mogen uw persoonsgegevens ook slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. Uw persoonsgegevens zouden ook verstrekt kunnen worden in het kader van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.

Wij zullen uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Cookies en Google Analytics
De website www.JellemaConsultancy.nl maakt alleen gebruik van functionele cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Deze cookies worden gebruikt om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, maar dit kan het functioneren van deze website negatief aantasten.

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de "Analytics"-dienst voor het bijhouden van het aantal bezoeken van de website. In de statistieken is uw IP-adres geanonimiseerd (het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd). Wij hebben 'gegevens delen' uitgezet en wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics cookies.

Google kan informatie over het bezoek aan onze website aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Lees hiervoor het privacybeleid van Google voor meer informatie, als ook het specifieke privacybeleid van Google Analytics

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER
De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Uw persoonsgegevens die digitaal worden verwerkt, worden in Nederland opgeslagen. Gegevens die via de mailserver van Jellema Consultancy worden uitgewisseld worden binnen de EER opgeslagen en na downloaden verwijderd.

Daarnaast kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google mail, LinkedIn of Whatsapp in het contact met u. Deze partijen zijn "EU-VS Privacy Shield" gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht (7jaar) of het kunnen aantonen van gemaakte coachuren voor hercertificering bij de NOBCO en de EMCC als Master Practitioner Coach (5 jaar plus indiening en beoordelingstermijn door DNV).

Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen. U kunt denken aan opbergen van fysieke documenten met persoonsgegevens in gesloten kasten, clean desk policy voor dossiers, versleutelde verbindingen voor e-mailverkeer, passwords op pc's en smartphones, up to date beveiligingssoftware op de verschillende pc's en een alarmsysteem op het kantoorpand.

Uw rechten
U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Ook kunt u ons verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke, zoals genoemd in dit document.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 mei 2018.